Cách phân loại chi phí trong doanh nghiệp: Chi phí cố định và chi phí biến đổi

Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với vấn đề quản lý chi phí hàng ngày, bất kể là cửa hàng tạp hóa nhỏ, nhà máy sản xuất hay công ty dịch vụ. Hiểu rõ các loại chi phí khác nhau là điều cần thiết giúp các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định sáng suát, từ việc định giá bán, lập kế hoạch sản xuất đến đánh giá khả năng cạnh tranh.

Việc phân biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi không khó như bạn nghĩ. Bài viết này sẽ khám phá hai loại chi phí này bằng những phương pháp thực tế để bạn có thể nhận thức rõ ảnh hưởng của chúng đến hoạt động của doanh nghiệp trong từng giai đoạn của ngày làm việc.

Chi phí cố định: Trọng tâm của lập kế hoạch dài hạn

Chi phí cố định (Fixed Cost) là các khoản chi phí không thay đổi theo khối lượng sản xuất hoặc doanh số bán hàng. Nếu bạn có một quán cà phê bán 100 ly, chi phí cố định vẫn giữ nguyên. Và nếu bạn chỉ bán được 10 ly, chi phí cố định vẫn không đổi. Đây là đặc điểm quan trọng nhất của loại chi phí này.

Đặc điểm nổi bật của chi phí cố định

Chi phí cố định có tính ổn định cao, bất kể tình hình kinh doanh tốt hay xấu. Những khoản này phải được chi trả dù doanh nghiệp có tạo ra doanh thu hay không. Đây vừa là thách thức, vừa là trợ lực trong việc lập kế hoạch:

• Ổn định: Khi bạn biết mình cần chi bao nhiêu tiền mỗi tháng, việc lập kế hoạch tài chính trở nên dễ dàng hơn.
• Cần thiết: Những khoản này liên quan đến hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, không thể bỏ qua hoặc trì hoãn dễ dàng.

Ví dụ về các loại chi phí cố định phổ biến

Hiểu rõ các loại chi phí cố định sẽ giúp bạn xác định rõ các khoản chi cần quản lý:

• Tiền thuê mặt bằng: Dù là cửa hàng, văn phòng hay nhà máy, tiền thuê hàng tháng hoặc hàng năm luôn cố định.
• Lương nhân viên: Nhân viên làm việc cố định nhận lương hàng tháng, hợp đồng đã định rõ số tiền.
• Chi phí bảo hiểm: Bảo hiểm khách sạn, bảo hiểm rủi ro khác phải trả định kỳ.
• Khấu hao tài sản: Phân bổ chi phí khấu hao của máy móc, thiết bị hoặc tòa nhà cũng là chi phí cố định.
• Lãi vay: Nếu doanh nghiệp vay vốn, lãi vay tính theo số tiền vay, không phụ thuộc vào khối lượng sản xuất.

Loại chi phí này rất quan trọng vì nó cho biết “chi phí tối thiểu” mà doanh nghiệp phải chi để duy trì hoạt động.

Chi phí biến đổi: Người bạn đồng hành trong bán hàng

Chi phí biến đổi (Variable Cost) là các khoản chi phí thay đổi theo khối lượng sản xuất hoặc doanh số bán hàng. Càng bán được nhiều, chi phí biến đổi càng lớn; càng bán ít, chi phí biến đổi càng nhỏ. Đây là đặc điểm quan trọng của loại chi phí linh hoạt này.

Đặc điểm nổi bật của chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là người bạn đồng hành của hoạt động bán hàng, có mối liên hệ tỷ lệ trực tiếp:

• Linh hoạt: Bạn có thể kiểm soát chi phí biến đổi bằng cách điều chỉnh khối lượng sản xuất. Bán ít đi, chi phí ít đi.
• Liên quan trực tiếp: Chi phí này tăng khi doanh số tăng, giảm khi doanh số giảm, phản ánh sự phụ thuộc vào hoạt động marketing.

Ví dụ về các loại chi phí biến đổi phổ biến

Hiểu rõ các loại chi phí biến đổi giúp bạn nhận diện rõ các khoản chi tăng theo doanh số:

• Nguyên vật liệu và phụ kiện: Khi sản xuất nhiều hơn, cần mua nhiều nguyên liệu hơn, chi phí tăng.
• Lương trực tiếp: Công nhân làm theo sản phẩm hoặc theo thời gian sản xuất, là chi phí biến đổi.
• Chi phí năng lượng và nước: Khi máy móc hoạt động nhiều hơn, tiền điện và nước cũng tăng.
• Chi phí đóng gói và vận chuyển: Sản phẩm nhiều hơn cần dùng nhiều vật liệu đóng gói hơn, chi phí vận chuyển cũng tăng theo.
• Hoa hồng bán hàng: Người bán nhận hoa hồng theo doanh số, bán nhiều hoa hồng nhiều hơn.

Loại chi phí này mang lại hy vọng lớn hơn vì bạn có thể kiểm soát chúng qua việc điều chỉnh sản xuất và bán hàng.

So sánh các loại chi phí: Bài học của nhà quản trị

Phân biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi giống như tự hỏi: “Khoản chi này có thay đổi theo khối lượng bán hàng không?” Khi bạn có câu trả lời, bạn đã có thể phân loại rõ ràng các loại chi phí.

Sự khác biệt chính giữa hai loại chi phí

Tại sao cần hiểu rõ hai loại chi phí này

Nhà quản lý hiểu rõ các loại chi phí sẽ có khả năng ra quyết định sáng suát hơn:

• Khi doanh nghiệp yếu: Nếu doanh số giảm, chi phí cố định vẫn phải chi, do đó cần thúc đẩy doanh thu hoặc giảm chi phí biến đổi.
• Khi mở rộng quy mô: Tăng sản lượng sẽ làm tăng chi phí biến đổi, nhưng chi phí cố định có thể không tăng theo tỷ lệ. Đây là cơ hội tốt.
• Khi cần điều chỉnh giá: Hiểu rõ loại chi phí giúp xác định mức giá phù hợp để đảm bảo bù đắp cả hai loại chi phí.

Phân tích tổng chi phí: Quyết định của khách sạn

Tổng chi phí là tổng hợp của chi phí cố định và chi phí biến đổi. Đây là bức tranh toàn diện cho biết doanh nghiệp cần sử dụng nguồn lực bao nhiêu để vận hành.

Cách tính và ứng dụng

Sau khi hiểu rõ các loại chi phí, bạn có thể:

• Phân tích điểm hòa vốn: Số lượng sản phẩm cần bán để doanh thu bằng chi phí, tức là mức hòa vốn.
• Xác định giá bán: Biết tổng chi phí trên mỗi đơn vị để đặt mức giá phù hợp.
• Lập kế hoạch mở rộng: Khi mở rộng sản xuất, chi phí biến đổi sẽ tăng, nhưng chi phí cố định trên mỗi đơn vị sẽ giảm, mang lại lợi ích về quy mô.
• Ra quyết định đầu tư: Đôi khi đầu tư vào máy móc (tăng chi phí cố định) có thể giảm chi phí biến đổi (như tiền công lao động) về lâu dài.

Ví dụ thực tế

Một doanh nhân hợp lý sẽ nhận ra rằng việc quản lý các loại chi phí khác nhau có ý nghĩa:

Giả sử chủ quán cà phê biết chi phí cố định hàng tháng là 50.000 baht, chi phí biến đổi mỗi ly là 30 baht, và giá bán là 80 baht. Để hòa vốn, anh ta cần bán ít nhất 1.000 ly mỗi tháng (50.000 ÷ (80 - 30)). Sau đó, mỗi ly bán thêm sẽ tạo ra lợi nhuận.

Học hỏi từ quản lý hai loại chi phí

Các ngành khác nhau có tỷ lệ cân đối giữa các loại chi phí khác nhau:

• Dịch vụ: Có thể có chi phí cố định cao (tiền thuê, lương) nhưng chi phí biến đổi thấp.
• Bán lẻ: Chi phí biến đổi cao (hàng hóa cần mua) nhưng chi phí cố định linh hoạt.
• Sản xuất: Cả hai loại chi phí đều chiếm tỷ lệ lớn.

Quản lý hiệu quả hai loại chi phí này là chìa khóa thành công của doanh nghiệp.

Tóm lại: Các loại chi phí là công cụ, không chỉ là con số

Bài viết này giúp bạn hiểu rằng loại chi phí không chỉ là thuật ngữ học thuật trong lớp học mà còn là công cụ thực tế giúp nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suát hàng ngày.

Phân loại chi phí thành chi phí cố định và chi phí biến đổi giúp bạn:

• Lập kế hoạch dựa trên dữ liệu: Biết chi phí tối thiểu cần chi và chi phí nào là biến đổi.
• Kiểm soát chi phí hiệu quả: Hiểu rõ chi phí nào có thể điều chỉnh và chi phí nào phải chấp nhận.
• Ra quyết định đầu tư sáng suát: Biết đầu tư này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến cấu trúc chi phí.
• Cạnh tranh tốt hơn: Khi hiểu rõ cấu trúc chi phí của chính mình, bạn có thể định giá một cách sáng suát.

Việc quản lý doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn khi bạn phân biệt rõ các loại chi phí, và quyết định cũng rõ ràng hơn. Hiểu và quản lý các loại chi phí khác nhau chính là cốt lõi của quản trị doanh nghiệp hiệu quả, dẫn đến thành công lâu dài.