Почему вы получаете форму W-2 от вашего бывшего работодателя — и что вам нужно знать

Если вы недавно ушли с работы и получили форму W-2 от своего бывшего работодателя, возможно, вам интересно, что это такое и почему вы ее получаете. Короткий ответ: ваш прежний работодатель по закону обязан отправить ее вам, независимо от того, как завершилась ваша занятость. Этот документ критически важен для того, чтобы подать налоговую декларацию корректно, и понимание его поможет вам сэкономить время и избежать потенциальных неприятностей в налоговый сезон.

Понимание вашей формы W-2 от предыдущего работодателя

Получение формы W-2 от бывшего работодателя не является опциональным — это юридическое требование. Независимо от того, уволились ли вы, вас сократили или закончился ваш контракт, ваш прежний работодатель должен предоставить эту форму вам и сообщить в IRS ту же информацию. Представьте это как официальный отчет о ваших доходах и уплаченных налогах за время работы там.

Это требование существует, чтобы обеспечить прозрачность налоговой системы. Когда вы уходите с работы в середине года или в любой момент в течение налогового года, работодатель все равно должен учесть ваши начисления и удержания. Неважно, проработали ли вы там всего несколько недель или несколько лет — форму W-2 все равно нужно выдать.

Что на самом деле находится внутри вашей формы W-2

Форма W-2, официально называемая «Wage and Tax Statement» (Заработок и налоговый отчет), — это документ, с помощью которого работодатель сообщает информацию о вашей зарплате и доходах. Вот что вы увидите на ней:

Раздел о доходах (Earnings Section) — он показывает ваши общие начисления, чаевые и прочие выплаты за весь налоговый год. Это основа для подтверждения вашего дохода.

Удержанный федеральный подоходный налог (Federal Income Tax Withheld) — в этой строке указано, сколько именно федерального подоходного налога ваш работодатель удержал из ваших зарплатных выплат в течение года на основе ваших выборов в форме W-4. Эта сумма важна, потому что от нее зависит, получите ли вы возврат или вам придется доплатить.

Взносы в систему Social Security и Medicare — эти разделы описывают ваши взносы в Social Security и Medicare, чтобы вы получили корректный зачет будущих пособий Social Security и Medicare. Это обязательные удержания.

Налоги штата и местные налоги (State and Local Taxes) — если вы работали в штате или местности, где есть подоходные налоги, ваша форма W-2 покажет, что было удержано по этим налогам.

Прочие удержания и взносы (Other Deductions and Contributions) — это может включать взносы в пенсионные планы, страховые премии по медицинскому страхованию, оплаченные через удержание из зарплаты до налогообложения, и другие льготы, предоставляемые работодателем.

Информация на вашей форме W-2 должна совпадать с тем, что вы указываете в налоговой декларации. Если обнаружится расхождение, IRS отметит это и потенциально свяжется с вами.

Когда ваш бывший работодатель должен отправить вашу W-2

У IRS есть строгий срок для работодателей: все формы W-2 должны быть отправлены сотрудникам до 31 января следующего года. Если 31 января приходится на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день. Это означает, что для налогового 2025 года работодатели должны были поставить отметку почтового отправления или электронно передать все W-2 до 31 января 2026.

Этот дедлайн 31 января дает сотрудникам почти 2,5 месяца до крайнего срока подачи декларации 15 апреля, чтобы собрать документы и подготовить свои отчеты. Он предназначен для предоставления достаточно времени для планирования налогов.

Однако важно знать: получение W-2 до 31 января не гарантирует, что она придет к вам в дверь именно к этой дате. Отправленные по почте документы могут идти дольше. Закон требует от работодателей поставить отметку о отправке до 31 января, поэтому W-2, пришедшая в начале февраля, все равно может соответствовать требованиям — вашему бывшему работодателю нужно лишь показать, что она была отправлена в срок.

Ваш бывший работодатель пропустил дедлайн — что делать?

Если мы уже после 31 января и вы все еще не получили W-2 от бывшего работодателя, не паникуйте. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы разыскать документ или обойти отсутствие нужной бумаги.

Начните с обращения к своему бывшему работодателю

Первый шаг — напрямую связаться с отделом кадров (human resources) или расчетным отделом (payroll) вашего предыдущего работодателя — именно эти подразделения отвечают за выдачу W-2. Корректно попросите свою форму и подтвердите ваш текущий почтовый адрес или адрес электронной почты. Если вы переехали после увольнения, ваша W-2 могла быть отправлена на устаревший адрес.

Спросите, когда вы должны ожидать ее получения. Иногда W-2 задерживаются из-за административных очередей или проблем с обработкой в компании.

Проверьте доступ в онлайн

Многие современные работодатели предоставляют W-2 электронно через защищенные онлайн-порталы. Если ваш бывший работодатель использует эту систему, вы можете войти и скачать свою W-2 сразу. Посмотрите любые сообщения компании о доступе к онлайн-сервису или свяжитесь с payroll снова, чтобы уточнить этот вариант.

Обратитесь в IRS напрямую

Если ваш бывший работодатель отказывается отправить вашу W-2 или не отвечает после нескольких запросов, вы можете обратиться в Internal Revenue Service за помощью. Позвоните 1-800-829-1040 и будьте готовы предоставить:

• Ваше полное имя, текущий адрес, номер Social Security и номер телефона
• Имя, адрес и номер телефона вашего бывшего работодателя
• Даты, когда вы работали в компании
• Оценку ваших доходов и удержанного федерального подоходного налога (используйте в качестве ориентира вашу последнюю платежную ведомость)

Затем IRS свяжется с вашим бывшим работодателем от вашего имени, чтобы потребовать отсутствующую W-2.

Подайте декларацию без W-2 (если необходимо)

Если срок подачи налоговой декларации 15 апреля приближается и у вас все еще нет W-2, у вас есть два варианта:

Запросить продление срока подачи — подайте Form 4868 (Application for Automatic Extension of Time to File U.S. Individual Income Tax Return), чтобы получить еще шесть дополнительных месяцев для подачи. Важно: продление дает вам больше времени для подачи, но не больше времени для уплаты. Вам следует оценить сумму налоговой задолженности, используя ваши платежные ведомости, и уплатить любые суммы, причитающиеся к уплате, до 15 апреля, чтобы избежать штрафов и процентов.

После того как вы получите продление, вы сможете связаться с IRS, чтобы заказать Wage and Income Transcript, который показывает все сведения о W-2, переданные в IRS от вашего имени. Обычно этот транскрипт приходит в июне или июле.

Подайте с Form 4852 — в качестве альтернативы вы можете подать декларацию, используя Form 4852 (Substitute for Form W-2), которая позволяет оценить ваш доход и удержания максимально точно на основе ваших платежных ведомостей. Имейте в виду, что если ваша фактическая W-2 будет существенно отличаться от ваших оценок, вам может потребоваться подать исправленную декларацию позже.

Если вы сомневаетесь в любом из этих подходов, рекомендуется работать с налоговым специалистом.

Что будет, если ваш работодатель не отправит W-2

Работодатели, которые игнорируют требования IRS, не отправляя формы W-2 или отправляя их с опозданием, сталкиваются со значительными финансовыми штрафами. Штрафы начисляются по каждой форме, и нет ограничений на общую сумму задолженности по штрафам.

Для форм, подлежащих отправке в 2024 году, структура штрафов IRS выглядит так:

• Формы, отправленные до 30 дней с опозданием: $60 за форму
• Формы, отправленные с 31 дня с опозданием до 1 августа: $120 за форму
• Формы, отправленные после 1 августа, или не поданные вообще: $310 за форму
• Умышленное игнорирование требования: $630 за форму

Чтобы показать реальное влияние: представьте компанию с 10 сотрудниками, которая не отправляет W-2 до сентября. Поскольку каждая форма, отправленная в IRS, считается одним штрафом, а каждая форма, отправленная каждому сотруднику, — еще одним штрафом, расчет будет таким: $310 × 2 формы на одного сотрудника × 10 сотрудников = $6,200 в штрафах. И это еще до того, как начинают начисляться проценты, которые IRS также применяет.

Эскалирующиеся штрафы мотивируют работодателей уложиться в дедлайн 31 января и гарантировать, что такие сотрудники, как вы, получат W-2, которые нужны для точной подачи налоговой отчетности. Если ваш прежний работодатель систематически не предоставляет W-2, это серьезная проблема соблюдения требований, о которой вы можете сообщить в IRS.

Понимание того, почему вы получаете W-2 от своего бывшего работодателя, — и знание того, как действовать, если она приходит поздно или пропадает — дает вам возможность взять под контроль вашу налоговую ситуацию. Независимо от того, отправил ли ваш бывший работодатель документ вовремя или вам пришлось за ним последовать, наличие этой формы необходимо, чтобы правильно подать налоговую декларацию и защитить себя от запросов со стороны IRS.