Então, tenho pensado nisso ultimamente—quantos de nós realmente sabem por quanto tempo devemos guardar nossos extratos bancários e contas? Como, eu costumava simplesmente jogar tudo em uma gaveta e fingir que não existia, mas isso não é exatamente um sistema, sabe?

Deixe-me explicar o que realmente importa aqui. Para seus extratos bancários e de cartão de crédito regulares, você deve guardar pelo menos um ano. A maioria dos bancos é obrigada por lei a manter registros por cinco anos, então você sempre pode pedir cópias se precisar consultar algo mais antigo. Mas aqui está o ponto—se você estiver indo para o digital, o que honestamente facilita muito a vida, mantenha uma cópia de backup em algum lugar seguro também.

Agora, se você está arquivando impostos, é aí que fica importante. A Receita Federal pode fazer uma auditoria de três a sete anos se achar que algo está errado, então guarde suas declarações de imposto por pelo menos sete anos. E isso significa guardar todos os seus documentos de suporte pelo mesmo período. Estamos falando de W-2, 1099, extratos bancários, extratos de corretoras—basicamente qualquer coisa que comprove o que você declarou. O mesmo vale se você estiver reivindicando deduções. Digamos que você tenha um escritório em casa e esteja deduzindo contas de utilidades—você precisa guardar essas contas por pelo menos três anos para provar em caso de auditoria.

Cheques cancelados? Guarde-os por um ano, a menos que estejam ligados a impostos. As contas em si, geralmente você pode descartar após um mês ou mais, mas novamente, se elas suportam uma dedução—especialmente contas de utilidades para fins comerciais—guarde por mais tempo.

Aqui está o que aprendi que funciona melhor para armazenar essas coisas. Você pode optar pelo digital completo e guardar tudo na nuvem, o que é conveniente já que pode acessá-lo de qualquer lugar. A maioria dos serviços de nuvem é bem segura, com criptografia e firewalls. Ou você pode escanear documentos importantes e guardá-los em um HD externo com proteção por senha. Se você é do tipo tradicional, como algumas pessoas que conheço, cópias em papel também funcionam—basta guardá-las em um arquivo trancado ou caixa à prova de fogo, para que não sejam danificadas ou roubadas.

Para documentos realmente importantes, como apólices de seguro, contratos de hipoteca e declarações de imposto, considere guardá-los em uma caixa de segurança. Vale a pena a proteção extra, porque substituir essas coisas é um pesadelo.

Quando finalmente for se livrar de documentos, não os jogue no lixo. Use uma trituradora. Os ladrões de identidade adoram encontrar informações pessoais no lixo, então destrua qualquer coisa com seus dados—contas antigas, extratos bancários, cartões de crédito, tudo.

Na minha opinião, o segredo é encontrar um sistema que funcione para você e realmente segui-lo. Saiba o que precisa guardar e por quanto tempo, e armazene em um lugar seguro e acessível. Assim, você não fica afogado em papelada, mas ainda tem tudo o que precisa quando chega a hora da declaração de imposto ou precisa verificar alguma coisa.